Termine del procedimento di autorizzazione: 120 giorni
Uno dei più comuni interventi su fondi archivistici è sicuramente quello di schedatura, riordinamento e inventariazione, spesso non disgiunto dalla selezione e scarto di parte del materiale. Poiché, come è noto, si tratta di un intervento solitamente molto delicato e complesso, è opportuno che sia progettato con particolare cura, da personale con specifiche competenze tecnico-scientifiche e in possesso di adeguati titoli culturali e professionali (archivista qualificato).
Per qualsiasi intervento (archivio storico, di deposito, corrente) Il progetto deve essere trasmesso alla Soprintendenza per una preventiva autorizzazione e le attività non possono essere intraprese prima di aver ottenuto tale autorizzazione.
A conclusione dei lavori, gli strumenti di corredo prodotti (inventari, elenchi ecc.) devono essere trasmessi alla Soprintendenza perché siano approvati.
Sono in ogni caso richieste:
- la base dati completa e funzionante (Archimista, XDAMS, Arianna, CEIAR, Archiui, MS Access o Excel, LibreOffice Calc, CollectiveAccess, ecc.);
- una versione completa, in formato PDF e/o analogico, degli inventari e/o elenchi prodotti.
Tutti i file consegnati dovranno essere liberi da controlli di accesso e password.
Per facilitare la redazione di progetti ben strutturati, che contengano tutte le notizie e i dati necessari a una adeguata valutazione da parte della Soprintendenza, si fornisce qui di seguito uno schema di progetto per interventi di riordinamento ed inventariazione (schema elaborato dalla Soprintendenza archivistica e bibliografica del Piemonte e Valle d'Aosta). Si tratta di uno schema da utilizzare come traccia generale per il lavoro di progettazione: ogni progetto, infatti, andrà adeguato ed adattato, di volta in volta, alle specifiche situazioni di ciascun archivio, cercando tuttavia di garantire per quanto possibile la completezza e correttezza delle informazioni fornite.
Per i riordini di archivi storici, devono essere trasmessi alla Soprintendenza:
- Una base dati prodotta con un software che abbia sviluppato un modulo per l'esportazione dei dei dati in formato XML secondo gli standard internazionali EAD 3, EAC-CPF, Scons2, METS, al fine di consentire l'inserimento degli inventarii nel Sistema Archivistico Nazionale (SAN): tutte le informazioni concernenti l'inserimento e la pubblicazione degli inventari sui portali nazioni sono disponibili nelle istrruzioni redatte dall'Istituto Centrale per gli archivi (ICAR). Per maggiori informazioni si veda la pagina dedicata agli standard SAN sul sito dell'ICAR.
- Gli inventari elaborati al termine del riordino, in formato PDF, completi di frontespizio, sommario, introduzioni ed eventuali indici e rubriche, affinché possano essere pubblicati sul sito della Soprintendenza nella sezione Inventari online.
- La Scheda metadati, sempre elaborata dall'Isituto Centrale per gli archivi (istruzioni per la compilazione della Scheda metadati).
Per gli archivi storici è, altresì, richiesto l'invio di una copia cartacea dell'inventario, che sarà conservata nell'archivio della Soprintendenza.
Per una maggiore fruizione degli archivi storici oggetto di interventi di riordino e inventariazione, si invita a compilare o aggiornare le schede su SIUSA - Sistema archivistico unificato delle Soprintendenze archivistiche, utilizzando i tracciati presenti nei seguenti modelli di schede SIUSA (formato .doc):
Una volta compilate, le schede SIUSA dovranno essere inviate all'indirizzo di posta elettronica ordinaria della Soprintendenza, per essere validate e inserite sul sistema nazionale SIUSA.
