"Lo spostamento, anche temporaneo dei beni culturali mobili", compresi gli archivi (storici e di deposito), le biblioteche, i singoli documenti e i beni librari di interesse culturale, è soggetto ad autorizzazione della Soprintendenza (D.lgs 22 gen. 2004, n. 42., art. 21, c. 1, lettera b).
Anche "Il trasferimento ad altre persone giuridiche di complessi organici di documentazione di archivi pubblici, nonché di archivi di privati per i quali sia intervenuta la dichiarazione ai sensi dell'articolo 13", sia che comporti o non comporti uno spostamento, rientra tra gli interventi soggetti ad autorizzazione della Soprintendenza archivistica (D.lgs 22 gen. 2004, n. 42, art. 21, c. 1, lettera e).
La disposizione si applica anche:
- all'affidamento a terzi dell'archivio (Outsourcing), ai sensi del D.lgs 22 gen. 2004, n. 42, art. 21, c. 1, lettera e);
- al trasferimento di archivi informatici ad altri soggetti giuridici, nell'ottica della conservazione permanente sia del documento sia del contesto archivistico.
Lo spostamento degli archivi correnti non è soggetto ad autorizzazione, ma deve essere comunicato alla Soprintendenza per consentirle la funzione di vigilanza sul bene.
Quando lo spostamento avviene in seguito al trasferimento di dimora o di sede del detentore del bene, deve essere denunciato preventivamente e il Soprintendente può prescrivere misure conservative a tutela del bene (D.lgs 22 gen. 2004, n. 42, art. 21, c. 2).
È soggetto ad autorizzazione della Soprintendenza archivistica il deposito di archivi di enti pubblici presso gli Archivi di Stato (D.lgs 22 gen. 2004, n. 42, art. 44, c. 5). Tale deposito è in genere regolato mediante convenzione tra l'Archivio di Stato e l'ente depositante.
Termine del procedimento: 180 giorni
La richiesta di autorizzazione allo spostamento di beni archivistici e bibliografici deve contenere gli elementi sufficienti per consentire all'organo di vigilanza, di provvedere agli adempimenti amministrativi necessari all'emanazione del provvedimento autorizzativo.
In particolare essa deve indicare:
- luogo dove si intende spostare il bene
- motivi della richiesta di spostamento
- caratteristiche strutturali e impiantistiche dei locali destinati alla conservazione, in relazione alla sicurezza, alle norme antincendio e alla corretta conservazione dei documenti
- elaborati grafici dei locali
- l'elenco del materiale da trasferire con indicazione della tipologia, estremi cronologici e consistenza
- modalità dello spostamento.
Il Soprintendente archivistico può disporre che un funzionario dell'Istituto effettui, a fini istruttori e di vigilanza, il sopralluogo nei locali destinati ad accogliere la documentazione.
Entro 180 giorni dalla data di ricezione della richiesta, il Soprintendente archivistico emana il provvedimento di autorizzazione allo spostamento dell'archivio. Nel caso l'istanza di autorizzazione allo spostamento presentata dall'ente o dal privato proprietario dell'archivio, risulti incompleta, è facoltà del Soprintendente richiedere documentazione integrativa.Tali richieste interrompono i termini del procedimento.
Il Soprintendente può prescrivere le misure da adottare affinché i locali destinati alla conservazione siano dotati dei requisiti necessari alla corretta conservazione e alla messa in sicurezza dei documenti.
A spostamento avvenuto, l'ente pubblico o il privato proprietario dei beni, dovranno darne notizia alla Soprintendenza con comunicazione ufficiale. Con preavviso, non inferiore a cinque giorni, il Soprintendente archivistico e bibliografico può procedere ad una visita ispettiva ai locali in cui il materiale è stato trasferito, ai fini della verifica della conformità a quanto autorizzato.
