Pe affrontare le problematiche dell'emergenza è necessario elaborare un vero e proprio Piano di risposta all'emergenza che predisponga le risorse disponibili e prefiguri i comportamenti da tenere nel caso l'emergenza si presenti.
- Nel 2013 la Direzione Generale Archivi ha istituito un Gruppo di lavoro sui Rischi ed Emergenze negli Archivi (REA), a cui ha collaborato anche la Soprintendenza archivistica per la Lombardia (si veda sul sito della Direzione Generale Archivi la pagina dedicata al gruppo di lavoro).
- Nel marzo 2014, al Salone del restauro di Ferrara sono state presentate Linee guida sulla prevenzione dei rischi e la reazione alle emergenze negli archivi (formato PDF). Le indicazione delle Linee guida sono sintetizzate in un poster, disponibile ad alta risoluzione (2,69 MB) e a bassa risoluzione (565 KB).
- Il Piano di conoscenza per la sicurezza in archivi e biblioteche (formato PDF), a cura di Paola Mussini e Luciano Sassi, è stato presentatone nel giugno 2016 durante il seminario "Sicurezza in archivi e biblioteche: valutazione e gestione del rischio, risposta all’emergenza, ripristino". Tra 2015 e 2016, grazie in particolare all'impegno dell'arch. Paola Mussini, che ha prestato la sua attività presso la Soprintendenza nell'ambito del progetto "500 giovani per la cultura", è stato messo a punto il Piano, nel quale si riprendono le indicazioni delle Linee guida della Direzione Archivi cercando di fornire indicazioni per la concreta elaborazione per l'archivio di un Documento di valutazione dei rischi corredato del Piano delle misure di prevenzione, di un Piano di risposta all'emergenza e un Piano di ripristino.
La prima attività da cui partire è la conoscenza del patrimonio archivistico: sapere dove si trova l'archivio dell'ente (in quali sedi e in quali locali) e conoscere il rischio legato ai locali che lo custodiscono.
Il responsabile dell'archivio deve disporre di un inventario topografico all'interno del quale siano chiarite le collocazioni di tutte le serie documentarie dell'ente. Il topografico dovrà essere collegato ad un documento, comprensivo di piante, in cui si analizzano le criticità dei locali (in armonia con il DVR dell'ente) e in cui sono disponibili le descizioni degli impianti nei diversi locali. L'inventario topografico e le descrizioni dei locali sono alla base dell'attività di prevenzione e del Piano di emergenza per l'archivio.
