Temperatura e umidità
Per garantire una buona conservazione dei documenti è necessario assicurare loro condizioni microclimatiche il più possibile stabili. La temperatura ideale è intorno ai 18° e l'umidità relativa intorno al 55%. Alcuni materiali diversi dalla carta - come fotografie, pellicole, registrazioni magnetiche, supporti digitali - richiedono temperature più basse. Va tenuto presente che le variazioni stagionali non costituiscono un pericolo per la conservazione, mentre sono un fattore di rischio gli sbalzi repentini. Nella maggior parte dei casi la soluzione è rappresentata da un impianto di climatizzazione opportunamente progettato e regolato.
È necessario assicurare una buona circolazione dell'aria, soprattutto fra gli scaffali e intorno agli stessi, in modo da evitare concentrazioni di umidità. Le condizioni ambientali devono essere mantenute costantemente sotto controllo o attraverso un sistema di rilevazione elettronica o tramite termoigrometri che misurino e contemporaneamente registrino l'andamento della temperatura e dell'umidità relativa nel corso del tempo. Se non si dispone di un numero sufficiente di questi strumenti per monitorare le diverse zone dei depositi, è bene predisporre un piano di rotazione della strumentazione in maniera da tenere sotto controllo tutti i settori.
Illuminazione
Anche la luce costituisce un fattore di rischio per la documentazione, soprattutto i raggi ultravioletti; è bene quindi evitare la luce diretta del sole e, se possibile, mantenere i depositi al buio oppure prevedere un'intensità di luce tra i 50 e i 150 lux (fatta salva la temporanea presenza degli addetti). Per l'illuminazione sono da preferire lampade a luce fluorescente dotate di diffusori e lampade a incandescenza con filtro di assorbimento del calore. È opportuno che la progettazione dell'impianto di illuminazione - che dovrà comprendere anche le luci di emergenza e le prese elettriche - avvenga dopo la sistemazione definitiva della scaffalatura.
Pulizia e spolveratura
La pulizia e la spolveratura dei locali e dei materiali riducono il rischio di infestazioni e dell'insorgere delle muffe. È quindi consigliabile prevedere, eventualmente a rotazione, un piano di intervento annuale per la pulitura di tutti i locali di deposito e la spolveratura di tutta la documentazione.
