Impianti di sicurezza
All'atto della progettazione devono essere previsti gli opportuni dispositivi per la sicurezza della documentazione, in primo luogo contro il rischio di incendio (Prevenzione degli incendi e normativa sulla sicurezza).
Per ulteriori approfondimenti si consiglia la consultazione del Documento sulle sedi d'archivio (file PDF 104 Kb) della Soprintendenza archivistica e bibliografica del Piemonte e Valle d'Aosta.
Scaffalature
La scelta del tipo e del posizionamento delle scaffalature deve essere compatibile con le caratteristiche strutturali dell'edificio; anche questa progettazione dovrebbe essere eseguita con l'ausilio di un tecnico. Gli scaffali devono essere adeguati ai carichi che devono sostenere; la ditta costruttrice deve fornire le schede tecniche relative alla portata. Per scaffalature installate in epoca precedente e sprovviste di tali schede occorre la certificazione della portata, che può essere effettuata da un tecnico abilitato.
Le scaffalature metalliche regolabili sono le più indicate per robustezza, durata nel tempo e resistenza agli attacchi del fuoco e degli insetti. Devono essere di profondità adeguata alle dimensioni dei contenitori (solitamente 30 cm per documentazione di formato standard), mentre per la documentazione di maggiori dimensioni si possono utilizzare scaffali a doppia faccia. Per le mappe è consigliabile l'uso di cassettiere o armadi appositi; materiali diversi quali rotoli, bobine, fotografie, supporti digitali richiedono l'installazione di arredi idonei alla loro protezione e ordinata conservazione.
Le scaffalature non devono aderire ai muri esterni e il ripiano inferiore deve essere collocato ad almeno 15 cm dal pavimento per evitare danni in casi di allagamento, favorire l'aerazione e consentire la rimozione della polvere. È consigliabile un'altezza tale da consentire il prelevamento del materiale senza l'ausilio di scale (max 215 cm); in caso contrario le scale utilizzate devono essere a norma. Le scale vanno numerate, segnate in un apposito registro e periodicamente sottoposte a controllo da parte del personale interno; l'esito del controllo viene annotato sul registro. La distanza tra le scaffalature deve essere di almeno 120 cm per i percorsi primari e 90 cm per quelli secondari; le corsie devono essere tenute completamente libere perché costituiscono percorsi di fuga in caso di emergenza.
La scelta di scaffalature del tipo compatto deve tener conto della portata dei solai; possono essere azionate a mano o mediante dispositivo elettrico; il primo sistema è preferibile per motivi sia economici (nell'acquisto e nella manutenzione) sia pratici (in caso di interruzione di corrente).
