La digitalizzazione dell'attività amministrativa, cui puntano le recenti riforme per l'innovazione della Pubblica amministrazione, comporta la produzione di documenti informatici la cui conservazione a norma nel tempo è condizione essenziale della loro stessa utilizzazione. Il problema della conservazione a lungo termine dei documenti informatici è ancora aperto.
L'AgID ha adottato vaie tipologie di linee guida ai sensi degli articoli 14-bis e 71 del CAD, o di specifiche disposizioni normative: Linee guida AGID.
Di seguito sono descritti alcuni standard e linee guida:
- ISO 14721:2002 OAIS (Open Archival Information System): Il modello OAIS nasce da un'iniziativa del Consultative Committee for Space Data Systems (Comitato consultivo per i sistemi dei dati spaziali) – CCSDS, il quale, a partire dalla metà degli anni Novanta, propose di sviluppare un modello di riferimento per un sistema informativo aperto per l'archiviazione. Nel giugno del 2000 il modello fu approvato e pubblicato come standard ISO in bozza. Dopo un periodo di riesame e di revisione, il modello di riferimento fu approvato nel gennaio 2002 come standard internazionale ISO 14721. La Regione Toscana ha messo a disposizione la traduzione italiana di una breve guida introduttiva al modello OAIS (file pdf – 279 KB), a cura di Brian F. Lavoie. La traduzione italiana dello standard è a cura di Giovanni Michetti, Open Archival Information System / Sistema informativo aperto per l’archiviazione, Roma, ICCU, 2007.
- ISO/IEC 27001:2005, Information technology - Security techniques - Information security management systems - Requirements: definisce i requisiti di un ISMS (Information Security Management System).
- PREMIS (PREservation Metadata: Implementation Strategies) è il risultato dell'attività di un gruppo di lavoro internazionale costituito allo scopo di creare un modello di riferimento standard per la conservazione a lungo termine degli oggetti digitali, la gestione e lo scambio di metadati tra i repositories. Il PREMIS Working Group ha realizzato nel 2005 la prima versione del PREMIS Data Dictionary, contenente una panoramica generale di dati necessari all'attività della conservazione del digitale e linee guida utili alla creazione, all'uso e alla gestione delle risorse digitali.
- UNI 11386:2010 : Supporto all'Interoperabilità nella Conservazione e nel Recupero degli Oggetti digitali (SInCRO). La norma definisce la struttura dell'insieme di dati a supporto del processo di conservazione sostitutiva; in particolare, precisa e integra alcune disposizioni contenute nella Deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004, n. 11, individuando gli elementi informativi necessari alla creazione dell'indice di conservazione (il cosiddetto "file di chiusura") e descrivendone sia la semantica sia l'articolazione per mezzo del linguaggio formale XML.L'obiettivo della norma è di consentire agli operatori del settore di utilizzare una struttura-dati condivisa al fine di raggiungere un soddisfacente grado d'interoperabilità nei processi di migrazione, grazie all'adozione dello Schema XML appositamente elaborato.
