Il DPR n. 445/2000 (Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa) prevede che le Pubbliche amministrazioni si dotino di un sistema di gestione del protocollo informatico dei flussi documentali e degli archvi, quale strumento per il controllo dell'iter dei procedimenti e le attività amministrative attraverso la gestione dei relativi documenti inormatici/analogici e dei fascicoli. Mentre gli artt. 50-60 del ctato DPR stabiliscono le regole e le procedure di gestione dei documenti amministrativi (registrazione, segnatura, classificazione, fascicolazione ecc) l'art. 64 tratta del procedimento amministrativo definendo il sistema di gestione dei flussi documentali come l'ambiente in cui le pubbliche amministrazioni, grazie a una corretta organizzazione dei documenti nei fascicoli e guidate da adeguati piani di classificazione e conservazione, provvedono a gestire i loro procedimenti con sistemi informativi automatizzati.
I principi presenti nella DPR n.455/2000 sono stati pienamente ribaditi e approfonditi nelle Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, emanate dall'Agenzia per l'Italia Digitale (AgID) ai sensi dell'art. 71 del d.lgs 82/2005 (Codice dell'amministrazione digitale).
L'AgID ha adottato vaie tipologie di linee guida ai sensi degli articoli 14-bis e 71 del CAD, o di specifiche disposizioni normative: Linee guida AGID.
